ERP Software: Cloud vs. On-Premise

Wenn es darum geht ein neues ERP-System im eigenen Unternehmen zu implementieren, dann trifft man generell eine Entscheidung für die nächsten 5-10 Jahre. Immer öfter geht die Entscheidungsphase auch mit der Frage einher, ob eine Cloud-Lösung in Frage kommt oder man bewährt auf eine On-Premise-Lösung setzt.

Wir als Hersteller von Formica, einer ERP Software für den B2B Mittelstand, gehen in diesem Blog-Beitrag auf diese Frage ein und vergleichen anhand der nachfolgenden Entscheidungskriterien was für die Cloud spricht und wo eine On-Premise-Lösung im Vorteil ist.

In die Entscheidungsfindung für die Etablierung eines ERP-Systems sind u.a auch nacholgend aufgezählte und im folgenden gegenübergestellte 4 Faktoren einzubeziehen:

• Die Kosten, sowohl in der Anschaffung, als auch die laufenden Kosten für Wartung, Support etc.
• Die Datensicherheit
• Die Verfügbarkeit der Daten
• Die Individualisierbarkeit der ERP-Software

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Die Kosten einer ERP Software (On-Premise und Cloud)

ERP-Systeme, die als SaaS- bzw. Cloud-Lösung angeboten werden, werden monatlich ohne Einrichtungsgebühr bezahlt und sind daher zu Beginn günstiger, da keine einmaligen Kosten fällig sind. Häufig erfolgt die Bezahlung für die Cloud-Lösung pro Benutzer und es können dynamisch, ohne Vertragsbindung, Benutzer hinzugefügt und gelöscht werden, was sich dann auf den monatlichen Betrag auswirkt. Dadurch ist man mit der Cloud-Lösung flexibel und bezahlt nur für die Mitarbeiter, die tatsächlich mit der ERP Software arbeiten.

Die Anschaffungskosten der Cloud-Lösung sind erst einmal gering, die monatlichen Kosten hierfür fallen aber solange an, wie die Software genutzt wird. Mit zunehmenden Anwenderzahlen kann es dadurch schnell teuer werden, bei datenbasierter Abrechnung kann zudem auch der Überblick verloren gehen. Des Weiteren sind Cloud-Lösungen oft von der Stange, was zum Einen die Individualisierung erschwert, aber auch die Kosten dieser in das Ungewisse treiben können.

Ebenfalls sollte man nicht vergessen, dass bei einer Cloud-Lösung der Hersteller die Preise diktiert. Die Preise können über die Jahre ansteigen und somit können aus den vermeintlich günstigen, monatlichen Kosten erhebliche Mehrkosten entstehen, die so zu Beginn nicht einkalkuliert wurden.

Die On-Premise-Lösung hingegen wird oftmals mit einem einmaligen Betrag erworben und optional mit einer Service- und Update-Pauschale direkt vom Hersteller gekoppelt. Somit kann auch hier langfristig geplant werden, da man das System erwirbt, während man es bei der Cloud-Lösung nur mietet.

Die Etablierung einer ERP-Software ist eine langfristige Investition und in den meisten Fällen amortisiert sich die Investition in eine On-Premise-Lösung bereits nach wenigen Jahren. Nachdem dies der Fall ist sind die monatlichen Kosten im Vergleich deutlich geringer und deshalb auf Dauer niedriger im Vergleich zur Cloud-Lösung.

Ein Nachteil der On-Premise-Lösung ist jedoch, dass, falls noch nicht vorhanden, einmalige Kosten für die Beschaffung von Hardware (Server) und Installations- sowie Einrichtungs-Kosten dieser fällig werden.

Fazit: Langfristig gesehen ist die Investition in ein On-Premise-System kostengünstiger.

Datensicherheit beim Cloud ERP im Vergleich zum On-Premise ERP

Beim Cloud-System werden jegliche Daten des Unternehmens auf den Servern des Anbieters gespeichert. Der Anbieter betreibt und verwaltet diese Server. Der Kunde hat hierauf keinen direkten Zugriff, sondern verwaltet seine Daten ausschließlich über die bereitgestellte ERP-Software.

Die Datenspeicherung erfolgt quasi anonym beim Anbieter mit allen Risiken des Datenverlustes oder Diebstahls. Sollte es zu einem Datendiebstahl kommen, kann es im Zweifel auch langfristige Unkenntnis darüber geben, da ausschließlich der Anbieter Einsicht hat.

Bei einer On-Premise-Lösung werden die Daten, mit voller Kontrolle über die Hardware, in den eigenen Räumen des Unternehmens gespeichert. Dadurch hat der Kunde jederzeit vollen Zugriff auf seine Daten und das Thema Sicherheit selbst in der Hand. Die Daten können ebenfalls vollumfänglich in andere Systeme importiert werden und man ist hierbei nicht auf den Cloud-Anbieter angewiesen.

Ein Nachteil der On-Premise-Installation ist die Hardwareverfügbarkeit und das Kenntnisse über den korrekten Umgang mit Speichermedien vorhanden sein sollten.

Fazit: Wem die Daten seines Unternehmens wichtig sind, der sollte eine On-Premise-Lösung wählen.

Individualisierbarkeit des ERP-Systems (On-Premise und Cloud)

Ein ERP-System sollte als Baukasten gesehen werden, der dann um individuelle Unternehmensprozesse und Funktionen erweitert wird. Somit ist das Cloud-ERP “von der Stange” ohne Individualisierungen nicht die richtige Wahl. Im Zweifel kann das Cloud-ERP von Haus aus die Prozesse nicht abbilden, die über Jahrzehnte hinweg innerhalb eines Unternehmens implementiert wurden.

Oftmals fokussieren sich die Cloud-ERP Hersteller auch nur auf bestimmte Teile der Unternehmensprozesse und entwickeln diese für die breite Masse. Dadurch müssen oftmals mehrere Systeme miteinander verbunden werden, was Kosten und Aufwand nach sich zieht, sowie sich später in der Bedienung verschiedener Systeme dann als nutzerunfreundlich herausstellt.

Um ein Beispiel unserer eigenen Software-Produkte zu nennen: Ein Vorteil unserer Software-Lösung ist z. B., dass wir neben unserem klassischen ERP-System „Formica“ mit „Formica ToDo“ noch ein Programm für E-Mails, Kalender und Kontakte, sowie mit „Formica DMS“ ein Tool für das Dokumenten-Management bereitstellen.

Diese Lösungen sind alle perfekt miteinander verzahnt, sodass unsere Kunden mit maximal 3 Klicks zum Ziel kommen – ohne zusätzliche oder externe Tools langfristig anbinden zu müssen. Die gleiche Funktionalität mit einem einzigen Cloud-ERP abzubilden wird sehr schwierig und kostenintensiv.

Jegliche Funktionalität ist zudem durch uns komplett individualisierbar und kann auf Ihre Unternehmensprozesse angeglichen werden. Darüber hinaus garantieren wir hierbei, dass die Updatefähigkeit komplett erhalten bleibt. Bei einer Cloud-Lösung, an die mehrere Systeme angedockt werden, ist dies im Zweifel schwierig. Sollte der Hersteller zum Beispiel Updates veröffentlichen, können Ihre Individualisierungen und Erweiterungen betroffen sein.

Fazit: Oftmals ist es einfacher auf ein ERP-System zu setzen, das durch Individualisierbarkeit glänzt, am besten direkt durch den Hersteller.

Verfügbarkeit einer ERP Software (On-Premise und Cloud)

Tablets und Smartphones sind auch im B2B-Bereich auf dem Vormarsch. Produktionshallen werden immer digitaler und somit ist es wichtig, dass nicht nur vom PC aus auf die ERP Software zugegriffen werden kann. Da ERP-Cloud-Lösungen über den Browser erreichbar und auch über Mobile-Apps bedienbar sind, ist ein Arbeiten von unterwegs ohne Probleme möglich.

Auch On-Premise-Systeme können, sofern es der Hersteller anbietet, über Mobile-Apps via Tablet und Smartphone bedient werden. Schwieriger wird es jedoch bei einem Zugriff außerhalb des Unternehmens, da die Software oftmals hinter diversen Firewalls innerhalb des Unternehmens betrieben wird.

Ohne aktive Internetverbindung kann die ERP Software in der Cloud nicht betrieben werden. Wenn Ihre Internetverbindung im Büro kurzzeitig aussetzt oder lahmt, ist im Zweifel ein Arbeiten im Cloud ERP nicht möglich. Bei einer On-Premise Umgebung innerhalb Ihres Unternehmens kann in diesem Fall ohne Probleme weiter gearbeitet werden.

Fazit: Arbeiten die Mitarbeiter viel von zuhause oder unterwegs, kann ein Cloud ERP-System Sinn machen, andernfalls ist eine On-Premise-Umgebung auch hier zu empfehlen.

Schlusswort

Wir raten unseren Kunden nach wie vor in den meisten Fällen zur On-Premise-Umgebung, da diese oftmals noch die Nase vorn hat. Gerne beraten wir Sie hierzu ausführlich. Bei Rückfragen zu dieser Thematik, steht Ihnen unser Team gerne via Telefon oder E-Mail zur Verfügung. Jetzt kontaktieren ›.